GESTÃO
DE PROJETOS
"Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto,
serviço ou resultado exclusivo" (PMBOK Guide, 5a. ed.). Projeto, em sua
origem vocabular, tem o significado de lançado adiante (o projétil, do latim: projectu). Na linguagem arquitetônica tem o sentido de design.
Porém, no âmbito de negócios, é o esboço, o desígnio, o empreendimento, ou
o planejamento com o qual se pretende desenvolver ou realizar alguma coisa. É algo, por conseguinte, temporário e com objetivo definido.
Porém, no âmbito de negócios, é o esboço, o desígnio, o empreendimento, ou
o planejamento com o qual se pretende desenvolver ou realizar alguma coisa. É algo, por conseguinte, temporário e com objetivo definido.
Gerenciar um projeto é administrar com os conhecimentos e técnicas, para
elaborar dentro de certo prazo, observando custo e qualidade, as atividades
necessárias para o desempenho dos recursos humanos e técnicos na realizar uma
ação ou atividade. Na opinião de Peter Drucker (1909-2005), "gerenciamento
é substituir músculos por pensamentos, folclore e superstição por conhecimento,
e força por cooperação".
Stakeholders são todas as pessoas envolvidas num projeto, isto é, as
pessoas interessadas, o sponsor (patrocinador), os
fornecedores, a equipe encarregada do projeto, a diretoria e conselho da
empresa que participa do projeto, enfim, qualquer pessoa ou empresa que é
afetado pelo projeto.
Sponsor
é o patrocinador do projeto, quem lhe dá o apoio (financeiro e moral) para a
sua concretização.
Em projetos, programa pode ser entendido como um conjunto de projetos
interligados ou inter-relacionados destinados a determinada finalidade, a serem
aplicados conjuntamente para atingir mais rápido o objetivo.
E portfólio é a associação dos diversos projetos e programas aos objetivos
estratégicos da empresa, contemplando as áreas de segurança, inovação e
suporte, para o devido alinhamento.
"O Termo de Abertura do Projeto (TAP) ou Project Charter é o documento que
autoriza formalmente um projeto, é ele que concede ao gerente de projetos a
autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto.
O gerente de projetos sempre deve ser designado antes do início do planejamento
e, de preferência, enquanto o termo de abertura do projeto estiver sendo
desenvolvido. Os métodos de seleção de projetos envolvem a medição do valor ou
da atração para o proprietário ou patrocinador do projeto e podem incluir
outros critérios de decisão organizacionais. A seleção de projetos também se
aplica à escolha de formas alternativas de executar o projeto." (PMBOK,
Project Management Body of Knowledge , 4a. edição).
O que são áreas do conhecimento? Trata-se de uma concepção utilizada para
dimensionar as diversas áreas do projeto, compreendendo a gestão da integração
de projetos, do tempo, dos custos, do objetivo, da qualidade, dos riscos
e dos recursos humanos necessários
Grupos de projetos são os processos que facilitam a autorização formal de
início ou de fase do projeto.
E o que significa EAP em termos de projeto? É a Estrutura Analítica
de Processo, ou seja, é uma ferramenta que permite visualizar a
estruturação formal de um projeto.
Um escopo do produto está direcionado às características funcionais do
produto ou serviço ou até mesmo resultado exclusivo, para produto ser
diferenciado.
O escopo do projeto, a seu turno, refere-se aos trabalhos necessários a serem
realizados para garantir a entrega de um serviço, produto ou mesmo resultado,
nas funções e características predeterminadas.
Qual é o caminho crítico de um projeto? É uma atividade sequencial a ser
terminada no tempo determinado para que seja concluída até a data final
estabelecida no projeto.
Dentro dos projetos o risco é o "evento ou condição incerta que, se
ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objectivo do
projecto, como tempo, custo, âmbito ou qualidade – PMI",( PMBOK Guide 2004, pag. 238);
Risco, também pode ser relacionado a determinado evento ou conjunto de
circunstâncias que, ao ocorrerem, terão efeito sobre a concretização dos
objetivos do projeto – APM (1997, pág.16);
A Análise de valor agregado permite ao gerente do projeto avaliar a eficácia do
seu projeto, mediante controle de custos (IDC - índice de desempenho de custos)
e tempo (IDP - índice de desempenho de prazos). A característica
justamente do projeto é a individualidade (não se repete, ele se destina
especificamente a um fim determinado), a temporariedade (início e final
definidos), a incerteza (não se conhece ainda as consequências) e a
complexidade (conjunto de coisas).
O que envolve o gerenciamento de um projeto? A gestão de atividades temporárias
destinada a produzir bem, serviço ou produto, observando 7 passos: metodologia,
comunicação, escopo, stakeholders, monitoramente de riscos, definição de prazo
(início e final) e cronograma de execução. Já o processo envolve 5 etapas: um
início, o planejamento, a execução, o monitoramento e controle e o
encerramento final do projeto.
No mínimo deve se observar as seguintes competências para gerir um projeto:
liderança, comunicação, organização, atitude (especialmente diante de risco,
com decisão assertiva e acertada), perseverança, poder de negociação e de
gerenciamento de crise.
A organização é necessária para que o líder possa gerenciar vários projetos ao
mesmo tempo, ainda que destinados à mesma finalidade. Organizar significa fixar
as bases, diretrizes, estabelecer prazos e montar a equipe estruturada para
auxiliar na tomada de decisões.
Há várias ferramentas e técnicas que podem ser utilizadas para a elaboração de
um projeto tais como: opinião abalizada (parecer de especialista em área
determinada de conhecimento); reuniões em grupos ou pessoas envolvidas no
projeto (brainstorming, etc.); análise de documentos e dados; benchmarking; entrevistas; diagramas contextuais; pesquisas; análises
de produtos; etc.
Por que é importante entender o objetivo, resultados e benefícios que um
projeto entregará? Porque quanto mais se especifica maior compreensão se tem do
que se tem do escopo.
Três áreas do conhecimento são muito importantes para o Plano de Gerenciamento
do Projeto, que são: 1) Gerência do Escopo, para que seja garantida a inclusão
de todo o trabalho necessário e da forma solicitada para terminar
satisfatoriamente. Aqui ficam estabelecidos o início do projeto, o
planejamento, definição a verificação e o controle de todo o escopo. 2)
Gerência do Tempo, pois todo projeto tem um tempo definido e é preciso
conclusão no prazo azado dentro do cronograma previamente fixado, definindo-se
o tempo, sequencia e estimativa de cada atividade. 3) Gerencia de
Custo, é importante que o orçamento seja respeitado, por isso é preciso
planejamento e controle dos gastos.
Para um planejamento eficaz de uma gestão estratégica de uma empresa, a
utilização do recurso do 5W2H é uma poderosa ferramenta. Por que? Porque
com essa ferramenta organiza-se e avalia-se todas as possibilidades negativas e
positivas, inclusive possibilidades, em relação às ações estratégicas. A
técnica 5W2H: Why
(por que)? A necessidade do projeto. Who (quem)? As partes
envolvidas (stakeholders), sponsor, gerente, equipe,
cliente, fornecedores. When (quando)?
Prazo de início e conclusão. Where (onde)? abrangência
do projeto. What
(o que)? Objetivos, benefícios, restrições, premissas e resultados. How
(como)? (escopo do projeto) How Much(quanto)? (orçamento
a investir).
Planejar riscos significa prevenir-se de prováveis acontecimentos, catástrofes,
riscos, que possam dificultar ou impedir determinados procedimentos, as
possíveis soluções, ou seja, a descrição de medidas a serem tomadas para a
continuação do projeto até a sua conclusão. Já plano de contingência busca
definir as responsabilidades para capacitação, orientação e treinamentos
indispensáveis para suprir eventuais irregularidades.
Na área do conhecimento, o PMI apresenta algumas
técnicas para estimativa de custos, que devem ser considerados: o parecer de
especialista (resultantes de profissionais especializados que já realizaram
projetos análogos), fazer estimativa de projeto semelhante (utiliza-se de
estimativa de projetos similares existentes); a estimativa parametrizada
(utiliza-se de dados históricos e parâmetros precisos, estimando-se o custo
total do projeto) e a estimativa bottom up (afigura-se como
melhor solução porque calcula com maior detalhamento item por item cada
trabalho de baixo para cima, por pacotes em que há soma de todas os custos).
A EAP é uma ferramenta utilizada para subdividir em partes menores
com a intenção de facilitar o entendimento e o controle do projeto. Assim,
primeiro se faz a decomposição em diversas partes, estabelecendo o responsável,
prazo de entrega, custos. Em seguida faz-se o planejamento das entregas,
detalhamento, utilização de modelos e cuidando para que o custo do planejamento
não seja maior do que o custo das tarefas.
A identificação do caminho crítico ajuda na gestão do cronograma em um
projeto: caminho crítico (do inglês CPM - Critical Path Method).
"Matematicamente, uma tarefa é crítica quando o tempo mais
cedo da tarefa é igual ao tempo mais tarde que a tarefa pode ter sem alterar a
data final do projeto. O valor do tempo mais cedo (Time Earlier) e do tempo mais
tarde (Time Later) pode ser calculado através do diagrama de Rede AON (Activity on nodes).
O caminho crítico é a sequência de atividades que devem ser concluídas nas datas programadas para que o projeto possa ser concluído dentro do prazo final. Se o prazo final for
excedido, é porque no mínimo uma das atividades do caminho crítico não foi
concluída na data programada. É importante entender a sequência do caminho
crítico para saber onde você tem e onde você não tem flexibilidade. Por
exemplo, você poderá ter uma série de atividades que foram concluídas com
atraso, no entanto, o projeto como um todo ainda será concluído dentro do
prazo, porque estas atividades não se encontravam no caminho crítico. Por outro
lado, se o seu projeto está atrasado, e você alocar recursos adicionais em
atividades que não estão no caminho crítico não fará com que o projeto termine
mais cedo.
O caminho critico (CPM - Critical Path Method) é um dos vários métodos de análise de
planeamento de projetos. O CPM está diretamente ligado no planejamento do
tempo, com o objetivo de minimizar o tempo da duração total do projeto. As
atividades ou tarefas críticas definem assim o caminho crítico, ou seja, revela
a sequência de tarefas que condicionam a duração total do projeto. Com isto,
fornece também informação útil para que com isso se possa elaborar um projeto
atendendo aos recursos necessários em função das restrições aliadas às tarefas
críticas, conseguindo então uma equilibrada gestão de recursos por todo o
projeto ( TAVARES, L. Valadares; OLIVEIRA, Rui Carvalho; THEMIDO, Isabel
Hall; CORREIA, F. Nunes - Investigação Operacional. Nova Iorque: McGraw
Hill, 1996. ISBN 972-8298-08-0.)
Para o devido acompanhamento do projeto é preciso monitoramento e controle.
Monitorar é acompanhar e analisar o projeto por intermédio de dados e
informações sobre o seu desenvolvimento, para que se possa detectar problemas e
solucioná-los o mais rápido possível. Por meio do controle se consegue reduzir
ao máximo eventuais diferenças entre o planejado e o resultado efetivo.
Valor agregado é um método utilizado para mensurar eficiência e desempenho de
custos e prazos, ou para comparar o desempenho e o progresso relativo ao valor
do custo (estimado e real) e prazo. São três os parâmetros utilizados
para o planejamento de custos: VP (valor planejado de custo), representando o
valor base por ser o custo inicial do projeto; VA (valor agregado, quanto foi
realizado dentro do custo planejado), concernente ao valor entregue ou custo
realizado até a análise; CR (custo real x quanto foi realizado), pertinente a
tudo que foi gasto até aquele momento.
IDC = índice de desenvolvimento de custos. IDC = VA/CR (valor agregado dividido
por custo real).
IDP = índice de desenvolvimento de prazos. IDP = VA/VP (valor agregado dividido
por valor presente ou planejado). Utilizado para verificação do andamento
do cronograma.
A variação de custos se negativa significa que está acima do orçamento, se
positiva está abaixo do orçado.
A variação de prazos se negativa está atrasado em relação ao planejado, se
positiva está adiantado em relação ao cronograma.
O IDC mostra quantos reais de ganho se percebe por cada real gasto.
E o IDP equivale a quantos percentuais pode se estar progredindo em relação ao
tempo planejado.
Um projeto com valor agregado importa na entrega do valor orçado ao projeto
solicitado dentro do prazo determinado. Três dimensões essenciais fazem parte
do contexto: escopo, custo e tempo. E orienta o gestor no controle de
gastos e tempo, permitindo medidas corretivas.
JONAS KEITI KONDO
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